Wenn der Forecast nicht verkauft: Wie MICE DESK Revenue Management und Convention Sales endlich verbindet

Wie Hotels mit MICE DESK die Lücke zwischen Pricing und operativem Vertrieb schließen und Forecasts endlich auch zu Abschlüssen führen.

Willkommen im Maschinenraum des Profits

Die meisten Hotels steuern ihren Umsatz über Revenue Management Systeme. Sie berechnen Zimmerpreise dynamisch, erkennen Nachfrageschwankungen früher und versprechen: mehr Umsatz ohne mehr Aufwand. Und sie liefern: Studien zeigen, dass Hotels mit RMS durchschnittlich 8 bis 15 % mehr Revenue per Available Room (RevPAR) generieren, bereits im ersten Jahr.

Quelle: YouTube Video "The 9 Best Hotel Revenue Management Systems for 2025"

Doch was viele vergessen: Diese Systeme optimieren primär den Transient-Bereich. Im Convention Sales, dem Bereich mit hohen Margen, langer Vorlaufzeit und komplexen Kundenwünschen, hakt es oft gewaltig. Genau hier entfaltet sich unser volles Potenzial.

Der Flaschenhals liegt nicht im Preis – sondern im Prozess

Moderne Revenue Systeme wie Duetto, Ideas oder RoomPriceGenie liefern beeindruckende Forecasts, nutzen Marktanalysen und bieten KI-basierte Automatisierung. Doch sobald es um Gruppen- oder Tagungsanfragen geht, ist oft Schluss. Warum?

• Kein durchgängiger Datenaustausch mit Sales-Teams

• Manuelle Angebotsprozesse per E-Mail und Word

• Keine Realtime-Verknüpfung mit Forecasts oder Budgets

Das führt zu einem Teufelskreis aus Zeitverlust, Systembrüchen und verpassten Chancen. Während das RMS schon längst Potenziale erkannt hat, hält der menschliche Prozess nicht Schritt.

MICE DESK bildet die smarte Schnittstelle zwischen Mensch, Markt und Maschine

Wir sehen uns nicht als Konkurrenzprodukt zu bestehenden RMS-Lösungen. Wir sind der Katalysator.

Unsere Plattform Rocket 2.0 integriert sich nahtlos mit Revenue Management Tools und schaltet operative Reibungspunkte im Convention Sales aus. Das Ergebnis:

• Anfragen werden automatisch qualifiziert und nach Value Score sortiert

• Angebotszeiten reduzieren sich um bis zu 78 %

• Conversion Rate steigt signifikant, wenn innerhalb von 5 Stunden reagiert wird (55,88 % lt. MICE DESK Report Q1/2024)

"Hotels, die Rocket 2.0 nutzen, verzeichnen bis zu 7 Stunden weniger Bearbeitungszeit pro Woche im Convention Sales."
– MICE DESK Nutzungsanalyse 2025

Analogie: Der Taktgeber im Uhrwerk

Stell dir dein Hotel wie ein Uhrwerk vor. Revenue Management ist das Schwungrad. Es gibt die Richtung vor. Doch wenn die Zahnräder nicht ineinandergreifen, verliert das Werk seinen Rhythmus.

MICE DESK ist der Taktgeber, der Convention Sales mit dem Revenue System synchronisiert.

• Forecasts fließen direkt in die Angebotslogik ein

• Preise und Verfügbarkeiten bleiben konsistent über alle Kanäle

• Dashboards visualisieren in Echtzeit: Was ist offen, was lohnt sich, was droht zu kippen?

Damit wird aus einem verteilten Prozess ein geschlossener Loop.

Praxisbeispiel: Gruppenanfrage mit Systemintelligenz

Im Rahmen eines Pilotprojekts mit einer großen Hotelgruppe simulieren wir eine typische Gruppenanfrage: Ein City-Hotel mit rund 150 Zimmern erhält eine Anfrage für 40 Zimmer und 3 Tagungsräume im September. Früher lief das so ab:

• Die Anfrage ging per E-Mail ein.

• Das Sales-Team suchte manuell nach freien Kapazitäten.

• Preise wurden telefonisch oder per E-Mail mit dem Revenue-Manager abgestimmt.

• Das finale Angebot wurde erst nach 48 Stunden verschickt.

Heute mit MICE DESK + bestehendem RMS – im Rahmen eines Pilotprojekts mit einer großen Hotelgruppe – erfolgt die Bearbeitung in drei datengetriebenen Schritten:

1. Restriction Management in Echtzeit:
   Unser System prüft automatisiert, ob gemäß der hinterlegten SOP-Logik Restriktionen gegen die Annahme der Anfrage sprechen. Wenn dem nicht so ist, wird die Anfrage direkt zur weiteren Verarbeitung freigegeben ohne Rückfrage und ohne Zeitverlust.

2. Automatisierte Ratenprüfung:
   Gruppen- und Veranstaltungspreise werden aus einer zentral gepflegten Pick-up-Liste ausgelesen, die in der Regel cloudbasiert (z. B. auf einem SharePoint) abgelegt ist. Diese Liste wird vom Revenue Manager auf Basis aktueller RMS-Daten aktualisiert und berücksichtigt auch kontextspezifische MICE-Kriterien, die in den RMS selbst oft nicht ausreichend abgebildet sind. Die Pick-up-Liste entsteht vielmehr aus dem Zusammenspiel von RMS-Daten, Erfahrungswerten und operativem Know-how des Revenue Managers. Erst durch unsere strukturierte Vorgehensweise in Schritt drei wird diese Datengrundlage systematisch erfassbar gemacht und perspektivisch auch in die RMS-Landschaft zurückgespielt.

3. Perspektivische Systemverknüpfung:
   Nach Abschluss des Piloten wird die erzeugte Datengrundlage genutzt, um künftig valide Quoten direkt aus der Systemlandschaft zu generieren und diese auch zurück in das RMS einzuspeisen. Ziel: vollständiger Closed-Loop-Prozess.

Ergebnis: Bereits im Piloten wurden die sogenannten "Bottle Times" – also kritische Verzögerungsphasen in der Bearbeitung – dramatisch reduziert. Das Angebot liegt wesentlich schneller beim Kunden, mit nachweislich 62 % höherer Abschlusswahrscheinlichkeit bei gleichzeitiger Einhaltung der Revenue-Ziele.

Warum das kein Luxus ist, sondern Notwendigkeit

PwC prognostiziert: "Bis 2030 werden automatisierte Systeme in der Hotellerie Standard sein. Wer dann noch manuell arbeitet, verliert."

(Quelle: PwC Industry Outlook, Hospitality 2030)

Was wie Zukunftsmusik klingt, ist bei uns bereits Alltag. Wir befähigen Hotels, ihre vorhandenen Tools smarter zu nutzen, ohne sie zu ersetzen.

Denn Effizienz im Convention Sales ist kein Nice-to-have. Sie ist der Hebel für Margen, Geschwindigkeit und Differenzierung im Wettbewerb.

Fazit: Wer Preise optimiert, muss auch Prozesse beherrschen

Revenue Management Systeme liefern die strategische Intelligenz. Wir sorgen dafür, dass diese Intelligenz auch operativ wirkt.

Wir schließen die Lücke zwischen Preisstrategie und Vertriebspraxis.

Mit datengetriebenem Convention Sales, automatisierten Workflows und KI-Unterstützung dort, wo der Mensch sie braucht – nicht ersetzt.

Wenn du dein RMS bereits nutzt, aber im Convention Sales weiter auf E-Mail, Excel und Bauchgefühl setzt: Lass uns reden. Wir holen das volle Potenzial aus deinem Prozess.

Jetzt kostenlosen Convention Sales Check starten!

In unserem Workshop analysieren wir deine Schwachstellen, zeigen Sofortgewinne auf und verbinden dein Revenue Management System mit einer smarteren Sales-Logik.

Weil Effizienz im MICE-Geschäft planbar sein muss.