PMS Evaluierung 2025: Verteilung und Konsequenzen für Convention Sales

Fragmentierte Landschaft, große Entscheidungen

Die Auswertung von über 600 Tagungs- und Konferenzhotels im DACH-Raum zeigt eine heterogene PMS-Landschaft. Untersucht wurden Einzelhotels und kleinere Hotelgruppen mit mindestens 100 Zimmern und mehreren Tagungsräumen. Viele Häuser stellen ihr Setup auf den Prüfstand. Häufig steht der Wechsel von OPERA Legacy zu Cloud-Lösungen zur Debatte. Andere prüfen Alternativen mit Blick auf Flexibilität und Integration.
Die Leitfrage lautet: Wechseln, behalten oder ergänzen

Die aktuelle Verteilung der PMS Systeme:

Verteilung der PMS-Systeme in deutschsprachigen Tagungshotels 2025

Hinweis
Die Erhebung schließt große internationale Ketten bewusst aus. Betrachtet werden Häuser, die ihr System eigenständig verantworten. Für diese Betriebe ist die passgenaue Entscheidung besonders geschäftskritisch.

Cloud richtig einordnen

Viele Anbieter haben Cloud Angebote und Schnittstellen erweitert. Dennoch unterscheiden sich Architektur, Offenheit und wirtschaftliche Nutzbarkeit deutlich.

• apaleo ist API-first konzipiert

• Mews gilt als API-offen

• andere Systeme bieten APIs mit unterschiedlichem Umfang sowie teils gebührenpflichtigen Zugängen

Entscheidend ist nicht die Etikette der Technologie, sondern wie gut sie in Prozesse und Datenstrategie eingebettet wird. Ein modernes Cloud PMS kann im Convention Sales dennoch bremsen, wenn Schnittstellen limitiert sind oder durchgängige End to End Prozesse nicht abbildbar sind.
Die Schlüsselfrage lautet daher nicht Welches PMS ist das beste
sondern Passt das gewählte PMS mit den richtigen Tools und Prozessen zu meinem Geschäftsmodell und zu meiner Datenstrategie

ROCKET 2.0 als durchgängiger Prozessbeschleuniger

In vielen Häusern fehlen verbindende Workflows zwischen PMS, Sales und Catering. ROCKET 2.0 schließt diese Lücke und bildet den gesamten Convention Sales Prozess ab

• vom Eingang der Anfrage

• über Datenerfassung und Angebotsaufbereitung

• die Preis und Pauschalenlogik

• den versandfertigen Output

• bis zum Vertragsangebot inklusive Statusänderung im PMS

Ergebnis ist ein durchgängig standardisierter und beschleunigter Ablauf. Das reduziert Durchlaufzeiten, schafft Transparenz und verbessert die Steuerbarkeit von Kapazität, Preis und Conversion.

Praxisbeispiel: 18 Angebote in zwei Stunden

Ein Kunde berichtete auf dem Hospitality Leaders Event The Answer. Only 42 Will Know von der Einführung am ersten Tag. Ohne umfangreiche Schulung erstellte das Team innerhalb von zwei Stunden 18 vollständige Angebote
vom Eingang der Anfrage über automatisierte Datenerfassung, Angebotskonfiguration und Preislogik bis zum finalen Versand an den Kunden.

Ergebnisse

• bis zu 15 mal schnellere Prozesse im Anfrage Angebots Verlauf

• mindestens 32 Prozent höhere Conversion Rate

• durchgängig optimierter Workflow vom Anfrageeingang bis zum Vertragsangebot

Die Ergebnisse basieren auf zwei Jahren Forschungsarbeit, gefördert nach Forschungszulagengesetz, sowie auf Projekten in mehr als 200 Hotels mit 14 unterschiedlichen technischen Setups.

Der Weg zur richtigen Entscheidung

Vor einer Migration lohnt ein strukturierter Blick auf

• Ist Architektur und Datenflüsse

• Integrationsfähigkeit und Kosten der Schnittstellen

• Prozessziele und KPIs entlang des Anfrage Angebots Prozesses

Häufig liegt der größte Hebel in präziser Prozessgestaltung und gezielter Automatisierung auf Basis des vorhandenen PMS. Wo ein Wechsel ansteht, hilft eine systematische Evaluierung, damit es nicht vom Regen in die Traufe geht.

Fazit: Evaluierung vor Investition

Die PMS Landschaft ist fragmentiert. Es gibt kein perfektes System, aber viele Setups, die mit der richtigen Kombination aus Prozess, Datenstrategie und Werkzeugen einen klaren Vorteil erzeugen.
Wer Integrationen, Datenflüsse und messbare Ziele vorab klärt, reduziert Projektrisiken und verbessert die Performance im Convention Sales nachhaltig.

Kostenfreier Systemcheck
In einem 30 Minuten Discovery Call klären wir Status, Ziele und Integrationsoptionen. Auf Wunsch vertiefen wir dies in einem Workshop und skizzieren einen belastbaren Fahrplan.