Wie datenbasierte Automatisierung den Convention Sales revolutioniert

„Ich wusste als CTO gar nicht, was ich genau bauen sollte – bis wir anfingen, wirklich im operativen Geschehen mitzudenken."
Dieses Zitat von Tigran Manvelyan, Co-Founder und CTO von MICE DESK, bringt es auf den Punkt: Digitalisierung im Convention Sales ist kein reines Technikthema. Es ist ein tiefgreifender Wandel in Kultur und Effizienz und er beginnt genau dort, wo Prozesse auf der Stelle treten und Menschen überlastet sind.

Der stille Killer im Convention Sales: Zeitverlust durch Systembrüche

MICE-Anfragen landen oft in einem fragmentierten Systemmix: Outlook, Property Management System (PMS), Excel, Sales & Catering-Tools. Was einfach klingt – eine Anfrage kommt rein, ein Angebot geht raus – ist in Wirklichkeit ein Flaschenhals-Parcours. Der MICE Benchmark Report (03/2025) zeigt es: 36 % aller MICE-Anfragen bleiben unbeantwortet. Und wenn geantwortet wird, dann oft zu spät.

Die Angebotszeiten sprechen für sich: Nur 36% der Angebote werden innerhalb von 12 Stunden erstellt. Ganze 60 % brauchen mehr als 24 Stunden, 27 % davon sogar bis zu 5 Tage. Und 9 % überschreiten diese Frist deutlich. Dabei zeigt sich: Je länger das Angebot auf sich warten lässt, desto höher ist das Risiko, dass der Kunde bereits bei der Konkurrenz unterschreibt.

MICE DESK hat belegt, dass sich diese Zeiten durch datenbasierte Automatisierung und klar definierte Prozesse signifikant senken lassen, oft um bis zu 50 %.

Zahnräder statt Zufall: So funktioniert datenbasierte Prozessautomatisierung

Stell dir den Convention Sales vor wie ein präzises Uhrwerk. Jedes Zahnrad, ob E-Mail-Client, PMS, Sales & Catering (S&C), Revenue Management oder Customer Relationship Management (CRM) muss exakt ineinandergreifen. Doch oft herrscht Sand im Getriebe:

• Altsysteme ohne Application Programming Interfaces (APIs)

• Moderne Systeme mit integrationsfeindlichen Prozessen

• Unterschiedliche Standard Operating Procedures (SOPs) in jedem Hotel

Wir begegnen diesen Herausforderungen mit einem durchdachten Ansatz:
Robotic Process Automation (RPA) als Brückentechnologie, Generative AI (GenAI)-basierte Orchestrierung, klare SOPs und Menschen im Zentrum jeder Entscheidung.

„Technisch könnten wir alles automatisieren. Aber das wäre nicht smart. Wir nennen das Prinzip „Human in the Loop“. Ein Ansatz, bei dem KI den Menschen unterstützt, aber nie ohne ihn entscheidet.“ – Tigran, CTO

Human in the Loop: Automatisierung mit Menschlichkeit

Bei uns wird jeder Schritt im Convention Sales-Prozess von einem KI-Agenten begleitet, aber niemals autonom abgeschlossen. Verfügbarkeiten prüfen? Ja. Preise kalkulieren? Ja.
Aber: Der Mensch muss zustimmen.

Diese Mischung aus „Software-in-the-Loop“ und operativer Intelligenz sorgt für Vertrauen, Nachvollziehbarkeit und kontinuierliches Lernen. Gerade in einem Segment, das oft stark personalabhängig ist, ist dieser Ansatz Gold wert.

RPA als Lebensverlängerung für Legacy-Systeme

In einer idealen Welt hätte jedes Hotel moderne, API-fähige Systeme wie Opera Cloud, Apaleo oder Mews. Die Realität ist eine andere:
Viele Häuser arbeiten mit Softwarelösungen, die weder offen noch cloudbasiert sind und deren Hersteller oft Integrationskosten verlangen, nur um Daten herauszugeben.

Wir setzen deshalb auf Robotic Process Automation (RPA). Die kleinen Bots simulieren Klicks, lesen Daten aus dem PMS, treffen einfache Entscheidungen und agieren wie virtuelle Mitarbeitende. Das Besondere: Sie sind orchestriert. Von außen sieht alles aus wie ein modernes System, innen klicken sich clevere RPA-Bots durch veraltete Interfaces.

„Es ist wie ein Navigationssystem für Legacy-Hotels: außen digital, innen bodenständig, aber effizient.“ – Marwin Kunz, Strategic Alliance Manager bei Wandelbots und Interviewer.

Datenpunkte statt Bauchgefühl: Bottlenecks sichtbar machen

Ein zentrales Element der Plattform ist die systematische Erfassung und Analyse aller Prozessdaten: von der ersten Anfrage bis zur Rechnung. So lassen sich Engpässe objektiv identifizieren.

Beispiel:
Ein Hotel wartet vier Stunden auf eine Rückmeldung zur Raumbuchung. Der eigentliche Task dauert zwei Minuten. Solche Bottlenecks killen Conversion-Rates und lassen sich mit MICE DESK sichtbar und lösbar machen.

Warum gerade jetzt?

Die Hotellerie steckt mitten im digitalen Umbruch. Doch während Branchen wie Automotive oder Pharma längst standardisierte API-Landschaften nutzen, hinkt Hospitality hinterher.

„Jetzt schreiben alle Künstliche Intelligenz (AI) auf ihre Software, auch wenn keine drin ist.“ – Tigran

Der Unterschied bei MICE DESK: Es steckt wirklich drin. Und nicht nur das: Die Plattform versteht sich als operativer Sparringspartner, nicht als reiner Toolanbieter. Rocket 2.0 denkt mit, nicht bloß aus.

Die Vision: Mehr Mensch, weniger Monotonie

Wir verfolgen eine klare Mission: Convention Sales Teams entlasten, Prozesse verschlanken, Ergebnisse verbessern.
Die Technologie ist Mittel zum Zweck, der Mensch bleibt Kapitän.

„Unser Ziel: Der Convention & Group Sales-Mitarbeitende bekommt ein Toolkit, das alles Nervige automatisiert. Und kann sich endlich wieder auf das konzentrieren, was zählt: die Kundenkommunikation.“ – Tigran

Fazit: Einfach anfangen – und Daten sprechen lassen

Die Zukunft im Convention Sales ist datenbasiert, interoperabel und menschlich. Wir liefern dafür das Toolkit, die Methodik und die Erfahrung.

Wenn Sie wissen wollen, welches Setup zu Ihren Anforderungen passt, dann vereinbaren Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin.