Wenn der Posteingang brennt und der Umsatz verdampft: Wie Human-driven AI die Hotellerie rettet

Evy ist Director of Process Mining & Onboarding bei MICE DESK

„500, manchmal 1.000 ungelesene E-Mails in einem einzigen Hotel-Postfach. Und das täglich.“ Was klingt wie das Krisenprotokoll eines überforderten Teams, ist Alltag in vielen Convention-Sales-Abteilungen. Anfragen, die versanden. Leads, die nie konvertieren. Potenzielle Kund:innen, die längst beim Wettbewerb gebucht haben. Willkommen im Jahr 2025.

Doch es gibt einen Ausweg. Und er heißt: Rocket 2.0 in Verbindung mit dem unschlagbaren Team von MICE DESK.

„Unsere Technologie denkt, aber der Mensch entscheidet. Genau das macht uns so stark.“
– Evy, Director Process Mining & Onboarding, MICE DESK

(Hinweis: Dieses Zitat stammt aus dem Videocast „MICE DESK Inside“ – ein Gespräch zwischen Marwin Kunz und Evy über Wandel in der Hotellerie, echte Herausforderungen im Front Office und wie datengetriebene Prozesse mit Herz eingeführt werden. Hier geht es zum Video.)

Wenn KI nicht ersetzt, sondern befähigt

Die Digitalisierung im Convention Sales scheitert nicht an fehlender Technik, sondern an blindem Vertrauen in sie. Viele Anbieter liefern Tools, doch kein Gefühl. Sie liefern Dashboards, aber keine Antworten.

MICE DESK verfolgt einen anderen Ansatz: Human-driven AI.
Unsere Systeme wie Rocket 2.0 analysieren Daten, priorisieren Leads, beschleunigen Abläufe, aber der Mensch bleibt der Dirigent. Die KI liefert die Partitur. Die Hoteliers spielen das Konzert.

Das nennen wir: Human in the Loop.
Denn Technologie ohne Mensch ist wie ein Navi ohne Fahrer. Es zeigt Wege auf, aber wer bremst, überholt oder eine Pause macht, entscheidet nicht der Algorithmus, sondern der Mensch am Steuer.

Case Study: +54 % Conversion Rate durch menschzentrierte Prozessintelligenz

Ein aktueller Pilot mit einem neuen Hotelpartner aus Nordrhein-Westfalen zeigt:
MICE DESK steigerte die Conversion-Rate im Veranstaltungsverkauf von 21 % auf 32,4 % – in nur sechs Wochen.
(Interne Auswertung, MICE DESK Reporting Dashboard, Q1/2025)

Der Schlüssel?

• Aufbau einheitlicher Standards im Anfrageprozess

• Einführung von Rocket 2.0 zur Priorisierung und Automatisierung

• Vor-Ort-Onboarding und empathische Begleitung durch unser Team

„Viele Hoteliers denken, eine neue Software bringt die Rettung. Aber was sie wirklich brauchen, ist ein Buddy mit Verstand und Erfahrung.“
– Marwin Kunz, Strategic Alliance Manager, Wandelbots

Wir nennen es nicht nur ein Tool, wir nennen es Verantwortung

Rocket 2.0 ist kein weiteres System, das man sich ins Haus holt.
Es ist die Verlängerung eines funktionierenden Teams. Es misst, bewertet und empfiehlt. Doch es ersetzt keine Fachkraft. Es entlastet sie.

Ein Beispiel:

• Anfragequalifizierung, die früher 15 Minuten pro Anfrage kostete, läuft heute durch Rocket in unter 90 Sekunden durch.

• Rückmeldungen an Kunden erfolgen im Schnitt 3,4 Stunden schneller als vor dem Einsatz von MICE DESK

  (Quelle: Reporting-Auswertung, 38 Häuser, DACH-Region, April 2025).

Doch auch hier gilt:
Die Technik macht Vorschläge. Der Mensch entscheidet.

Was tun, wenn's brennt? Wenn Systeme versagen, kommt MICE DESK

Stellen Sie sich eine überarbeitete Convention-Sales-Managerin vor. Ihr Monitor leuchtet. 247 ungelesene E-Mails. Das Telefon klingelt. Drei Angebote sind überfällig. Das Team ist im Urlaub. Und sie weiß: Wenn sie jetzt nichts liefert, gehen 25.000 Euro Umsatz verloren.

Jetzt kommt MICE DESK ins Spiel – mit einem eingespielten Team, das nicht nur entlastet, sondern Verantwortung übernimmt. Im Hintergrund greifen intelligente Abläufe ineinander: systemgestützt, vorausschauend und präzise.

• Angebotsvorschläge werden automatisch vorbereitet

• Raumverfügbarkeiten strukturiert geprüft

• Antwortvorlagen personalisiert auf den Weg gebracht

Und Ihre Mitarbeiterin? Kann wieder das tun, was nur Menschen können:
Beziehungen pflegen, Probleme kreativ lösen, Gastgeberin sein.

Zahlen, die überzeugen und Entscheidungen verändern

Eine interne Analyse von 7.000 Angeboten zeigt deutlich: Die Geschwindigkeit der Angebotsabgabe entscheidet maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg im Convention Sales.

Wenn eine Anfrage innerhalb von 4–5 Stunden beantwortet wird, liegt die Konvertierungsrate bei 55,88 %. Wird jedoch erst nach mehr als 24 Stunden geantwortet, sinkt die Abschlusswahrscheinlichkeit drastisch.

Der Zusammenhang ist klar: Schnelle Reaktion steigert den Umsatz – nicht nur theoretisch, sondern messbar und belegbar. Genau hier setzt MICE DESK an.

Das Problem?

• Kein Personal.

• Keine Priorisierung.

• Kein System.

Die Lösung?
MICE DESK – als externe Antwortmaschine mit Hirn und Herz.

Denn: Schnelligkeit ist nur dann erfolgreich, wenn sie auf Qualität trifft. Wir sorgen für beides.

Standardisierung statt Bauchgefühl: Was unsere Workshops wirklich verändern

Beim Onboarding nehmen wir jedes Hotel an die Hand.
Ob Kette oder Familienbetrieb, ob 3 oder 30 Tagungsräume:

• Wir analysieren Prozesse.

• Wir decken Systembrüche auf.

• Wir entwickeln gemeinsam mit dem Team neue Standards, Checklisten, Kommunikationsleitfäden.

„Viele Hoteliers erleben im Workshop ihren Aha-Moment, wenn sie merken: Der Engpass ist kein Mensch sondern ein fehlender Prozess.“
– Evy, MICE DESK

Diese Standards helfen nicht nur intern, sie trainieren auch unsere KI, sodass diese im nächsten Schritt schneller, präziser und hotel-individuell agieren kann.

Und was ist mit der Skepsis gegenüber KI?

Die ist berechtigt, wenn KI falsch verstanden wird.
Doch bei uns ist Künstliche Intelligenz nicht das Ziel, sondern das Werkzeug.
Wir wollen keine Blackbox schaffen, sondern Transparenz. Vertrauen. Ergebnisse.

Deshalb lassen wir Menschen Entscheidungen treffen.
Deshalb setzen wir auf Reporting-Dashboards, die verständlich und visuell nachvollziehbar sind.
Deshalb bauen wir keine Technikburg, sondern ein ökosystemisches Modell mit Menschen im Zentrum.

Fazit: Es geht nicht um Technik. Es geht um Umsatz, Entlastung und Haltung.

MICE DESK rettet nicht die Welt. Aber wir retten Ihre Conversion-Rate. Ihre Nerven. Und ein bisschen auch Ihren Stolz.
Denn was ist frustrierender als ein leerer Tagungsraum, der hätte gebucht werden können?

Wir glauben:

• Digitalisierung braucht keine Raketenwissenschaft, sondern echte Partner.

• Convention Sales braucht keine isolierte Software, sondern ein Ende-zu-Ende-System mit Herz und Verstand.

• Und die Hotellerie verdient Tools, die arbeiten, während Menschen führen.

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