MICE-Automatisierung im Hotel: Was Convention-Sales-Teams wirklich bewegt

Eindrücke aus Gesprächen mit Hotel- und MICE-Verantwortlichen

„Ja, das sieht natürlich mega aus – also im Vergleich zu so einem Standard-Word-Dokument…“

Solche spontanen Reaktionen hören wir derzeit häufiger, wenn wir mit Hotels, Hotelgruppen und Veranstaltungsstätten über ihre Prozesse im Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft sprechen. In den vergangenen Monaten haben wir zahlreiche Gespräche mit sehr unterschiedlichen Häusern geführt und festgestellt, dass die Fragestellungen erstaunlich ähnlich sind.

Dieser Beitrag fasst Beobachtungen und Originalstimmen aus diesen Gesprächen zusammen. Nicht als Produktvorstellung, sondern als ehrlicher Einblick in den MICE-Alltag und die Erwartungen an Automatisierung.

Zeitdruck im MICE-Alltag von Hotels

Kaum ein Thema wird so konstant angesprochen wie der Zeitmangel im MICE-Alltag. Vor allem die Bearbeitung von Gruppen- und Veranstaltungsanfragen wird als extrem aufwendig beschrieben. Angebote müssen individuell erstellt, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und Daten mehrfach gepflegt werden.

Besonders häufig fällt dabei der Blick auf das PMS.

„Für die Gruppenanfragen ist bestimmt der größte Einsparungspart das Einbuchen im PMS. Das frisst echt viel Zeit.“

Viele Gesprächspartner bringen genau diesen Punkt auf den Nenner: zu viel manuelle Arbeit für zu wenig Fortschritt.

„Das ist ja schon eine wahnsinnige Zeitersparnis.“

Gewachsene Systemlandschaften statt fehlender Tools

Interessant ist: Es mangelt selten an Tools. Vielmehr sind die Systemlandschaften in vielen Hotels über Jahre gewachsen – mit entsprechend hoher Komplexität. PMS, Sales-Tools, E-Mail, CRM und diverse Microsoft-Produkte existieren parallel, ohne sauber ineinanderzugreifen.

Das Ergebnis sind Medienbrüche, doppelte Pflege und fehlende Transparenz.

„Dann wäre natürlich die ganze Kommunikation sauber im System hinterlegt.“

In mehreren Gesprächen wurde deutlich, dass Hotels nicht nach noch einem System suchen, sondern nach Lösungen, die vorhandene Strukturen sinnvoll miteinander verbinden.

„Ihr stärkt die vorhandenen Systeme, bündelt das und daraus geht dann ein effizientes Angebot raus. Richtig.“

Warum Einfachheit im Convention Sales entscheidend ist

Ein Wort fällt dabei immer wieder: einfach. Nicht im Sinne von reduziert oder oberflächlich, sondern klar, nachvollziehbar und alltagstauglich.

Gerade in Teams mit wechselnden Mitarbeitenden oder neuen Kolleginnen und Kollegen spielt die schnelle Einarbeitung eine zentrale Rolle.

„Einfach gehalten – das ist immer das Wichtigste.“

„Dass man auch als Neuling ganz gut zurechtkommt.“

Auch die visuelle und strukturelle Gestaltung wird dabei bewusst wahrgenommen.

„Vom Überblick finde ich es persönlich gut. Vom pragmatischen Ansatz her sehr gut – für den Kunden sehr ansprechend.“

Geschwindigkeit als Conversion-Faktor im MICE-Vertrieb

Ein weiterer Punkt, der immer wieder angesprochen wird, ist die Reaktionsgeschwindigkeit. Viele Gesprächspartner stellen einen direkten Zusammenhang zwischen schneller Angebotsabgabe und erfolgreichem Abschluss her.

„Ich kann mir gut vorstellen, dass die Anfragen so schneller bearbeitet werden.“

Schnelligkeit wird dabei nicht isoliert betrachtet, sondern als Zusammenspiel aus klaren Prozessen, weniger manuellen Schritten und sauber aufbereiteten Informationen.

„Das Sinnvollste rausholen, um daraus schnellstmöglich ein effizientes Angebot zu generieren.“

Automatisierung schafft Freiraum für persönliche Beziehungen

Bemerkenswert ist auch, wie oft Automatisierung nicht mit Einsparung, sondern mit Entlastung verbunden wird. Der Wunsch ist klar: weniger Zeit am Computer, mehr Zeit für Gäste, Kunden und persönliche Gespräche.

„Der Sales Manager hat mehr Zeit, sich vor Ort um die Kunden zu kümmern. Muss nicht ständig am Computer sitzen.“

Einige Stimmen formulieren das sehr direkt:

„Wenn du das einsetzt, sparst du auch automatisch Mitarbeiter ein. So einfach ist das ja.“

Unabhängig von der Wortwahl zeigt sich dahinter ein gemeinsames Ziel: vorhandene Ressourcen sinnvoller einsetzen.

Stimmen aus der Praxis – ungefiltert

Neben konkreten Prozessfragen fällt auch die grundsätzlich positive Haltung gegenüber Automatisierung auf. Viele Reaktionen sind spontan, emotional und ehrlich – gerade weil sie nicht vorbereitet sind.

„Cool, schönes Ding hast du da.“

„Das finde ich alles sehr, sehr gut.“

„Ich finde es spannend.“

„Das ist die Richtung, in die es geht – da kommt man gar nicht mehr drum rum.“

Unsere Einordnung aus Sicht von MICE DESK

Diese Stimmen zeigen sehr deutlich, womit sich MICE-Abteilungen aktuell auseinandersetzen: Zeitdruck, komplexe Systemlandschaften und der Wunsch nach klaren, integrierten Prozessen. Gleichzeitig wird sichtbar, wie groß das Interesse an Lösungen ist, die den Alltag spürbar erleichtern – ohne neue Komplexität zu schaffen.

Als Team von MICE DESK nehmen wir diese Rückmeldungen sehr bewusst mit. Sie bestätigen, wie wichtig es ist, Prozesse aus der Praxis heraus zu denken, bestehende Systeme einzubinden und dort zu unterstützen, wo Hotels am schnellsten profitieren.

Hinweis: Die im Beitrag verwendeten Aussagen stammen aus Gesprächen mit unterschiedlichen Hotel- und MICE-Verantwortlichen. Namen und Häuser werden bewusst nicht genannt. Die Zitate wurden inhaltlich gekürzt, jedoch nicht verfälscht.

Wenn Sie tiefer verstehen möchten, wie sich genau diese Herausforderungen im MICE- und Convention-Sales-Alltag strukturiert angehen lassen, vereinbaren Sie einen Termin für eine unverbindliche Demo. In diesem Austausch können Sie anhand Ihrer eigenen Prozesse und Systemlandschaft prüfen, wo Automatisierung konkret entlastet und Zeit im Tagesgeschäft schafft.