MICE DESK Crew: Ihr KI-gestütztes Group & Convention Sales Team für Hotels

Unsere 50 erfahrenen Group & Convention Sales Manager bearbeiten Ihre MICE-Anfragen im Hotel-Branding – persönlich, präzise und 15× schneller für Hotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

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Group & Convention Sales Outsourcing, das wie Inhouse funktioniert

MICE DESK Crew ist mehr als ein klassischer Outsourcing-Service, es ist Ihr integriertes Group & Convention Sales Team.
Unsere MICE-Profis übernehmen Ihre Gruppen- und Tagungsanfragen direkt im Hotelbranding und arbeiten mit der KI-Plattform Rocket, um Prozesse zu automatisieren und Antwortzeiten zu verkürzen.

Im Gegensatz zu Agenturen oder Call-Center-Services ist Rocket Crew ein vollständig integrierter Bestandteil Ihres Contracting und Planning Prozesses. Direkt in Ihren Systemen, mit Ihrem Qualitätsstandard und unter Ihrer Marke.

Ergebnis: Ihr Goup & Convention Sales läuft weiter – nur schneller, präziser und ohne Personalmangel.

Ihr externes Hotel-Team mit echter Hospitality-DNA

Hinter MICE DESK Crew stehen ausschließlich erfahrene Group & Convention Sales Manager, die selbst aus der Hotellerie kommen.
Jede Anfrage wird persönlich geprüft, bewertet und mit Empathie beantwortet – keine Standardtexte, kein Bot.

Vorteile:

  • Persönliche Ansprechpartner mit Hotellerie-Erfahrung

  • Authentische Kommunikation statt Call-Center-Skripte

  • 100 % DACH-Know-how & kulturelle Sicherheit

  • Fester Ansprechpartner für jedes Hotel oder Cluster

„Unsere Crew denkt wie Hoteliers, spricht Ihre Sprache und arbeitet in Ihrem Namen.“

Ergebnis: Jede Anfrage ist innerhalb von Minuten qualifiziert und bearbeitbar.

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So funktioniert Ihr Group & Convention Sales mit
MICE DESK Crew

Ihre MICE DESK Crew übernimmt den kompletten Anfrageprozess:  von der E-Mail bis zur Rechnungsprüfung. Unterstützt durch Rocket AI arbeiten die Manager direkt in Ihrem PMS und Sales & Catering Tool.

Ablauf im Überblick:

  1. Prüfung aller eingehenden Anfragen – Rocket AI analysiert Inhalte und priorisiert sofort.

  2. Revenue-Management-Abstimmung – Menschliche Entscheidung auf Basis Ihrer Strategie.

  3. Kapazitätsblock im PMS – automatisiert & fehlerfrei.

  4. Angebotserstellung im Hotel-Branding – persönlich & CI-konform.

  5. Follow-up & Upselling-Beratung – aktive Nachverfolgung und Mehrverkauf.

  6. Vertrag & Function Sheet – strukturierte Übergabe an Operations.

  7. Rechnungskontrolle & Abschluss – sicher bis zum Ende.

Ergebnis: Ein vollständig gesteuerter Prozess – von Menschen geführt, von KI optimiert.

Ihr Hotel bleibt sichtbar, denn MICE DESK Crew arbeitet im Hintergrund

MICE DESK Crew ist ein White Label Sales Service für Hotels.
Von E-Mail-Signatur bis Angebotslayout tritt die Crew ausschließlich unter Ihrer Marke auf. Ihre Gäste sehen Ihr Hotel – nicht uns.

„Unsere Gäste merken nicht, dass MICE DESK Crew extern ist,  sie spüren nur, dass alles schneller funktioniert.“

Ergebnis: Ihre Marke bleibt stark – Ihr Sales läuft reibungslos.

Messbare Performance – menschlich umgesetzt

Key Stats:

  • –80 % Bearbeitungszeit → mehr Zeit für Ihre Gäste

  • +32 % Conversion Rate → mehr Buchungen, weniger Leerlauf

  • 100 % Anfrageabdeckung → kein Lead bleibt liegen

  • 0 % Personalaufwand → volle Entlastung

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Erfahrung & Ergebnisse, die überzeugen:

„MICE DESK Crew ist wie eine Erweiterung unseres eigenen Teams – professionell, empathisch und immer erreichbar.“
„Seit MICE DESK Crew haben wir keine unbeantworteten Anfragen mehr – und unsere Gäste spüren die Qualität.“
„Unsere Partnerschaft mit MICE DESK ermöglicht es ausgewählten HR Group Hotels, das Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft effizienter zu managen. Mit ihrer Unterstützung reagieren wir schneller auf Anfragen, sichern mehr Geschäft und überwinden Personalherausforderungen in unseren Event-Teams.“

Bereit für Entlastung im Group & Convention Sales?

Erleben Sie, wie MICE DESK Crew Ihr Hotel sofort entlastet – mit 50 erfahrenen Group & Convention Sales Managern, die im Namen Ihrer Marke arbeiten.

Keine Mindestlaufzeit, kein Risiko – starten Sie flexibel mit Ihrer MICE DESK Crew.

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Häufige Fragen zu MICE DESK Crew

  • MICE DESK Crew ist kein klassischer Outsourcing- oder Callcenter-Service, sondern ein White-Label-Partner, der direkt in Ihrem Hotel arbeitet – mit Ihren Systemen, Prozessen und Standards.
    Unsere Group & Convention Sales Manager handeln wie interne Mitarbeiter, kommunizieren im Namen Ihres Hauses und erstellen Angebote in Ihrem Corporate Design.
    Der entscheidende Unterschied: Sie profitieren von menschlicher Hospitality-Kompetenz kombiniert mit KI-gestützter Effizienz – 15× schneller, aber immer persönlich.

    Ergebnis: Outsourcing-Effekt ohne Kontrollverlust – Ihr Convention Sales bleibt markenecht, professionell und messbar effizienter.

  • Ja, vollständig.
    Ihre MICE DESK Crew arbeitet direkt in Ihrem Property Management System (PMS) sowie Sales-&-Catering-Systemen – beispielsweise Oracle OPERA, protel, SIHOT, Delphi oder Event Temple.
    Durch die Integration mit der Rocket Plattform werden Daten automatisch synchronisiert, doppelte Eingaben vermieden und alle Prozesse dokumentiert.

    Vorteil: Keine Systembrüche, keine Medienbrüche – MICE DESK Crew ist technisch und organisatorisch ein Teil Ihres Teams.

  • Der Start mit MICE DESK Crew ist in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Wochen möglich. Nach einem kurzen Onboarding-Call erfolgt:

    • die technische Anbindung Ihrer Systeme

    • die Schulung Ihrer dedizierten Crew-Mitglieder auf Ihr Hotelbranding und Ihre Preislogik

    • ein gemeinsamer Testlauf unter Realbedingungen.

    Viele Hotels sind bereits nach 30 Tagen produktiv im Live-Betrieb.

  • Ja – MICE DESK Crew ist sowohl für Einzelhotels als auch für Hotelgruppen und Multi-Property-Strukturen konzipiert.
    Für Gruppen bieten wir zentralisierte Crew-Modelle, bei denen mehrere Häuser über eine gemeinsame Sales-Struktur betreut werden.
    Das ermöglicht:

    • Einheitliche Angebotsqualität und Antwortzeiten

    • Cluster-basierte Kapazitätssteuerung

    • Zentrale Daten- und Umsatztransparenz

    Ergebnis: Skalierbarer Group & Convention Sales für Hotelgruppen – ohne zusätzlichen Personalaufwand.

  • Datensicherheit hat höchste Priorität.
    MICE DESK Crew arbeitet ausschließlich nach den europäischen Datenschutzstandards (DSGVO).
    Alle Systeme und Datenverbindungen sind verschlüsselt (TLS/SSL), alle Crew-Mitglieder werden regelmäßig DSGVO-zertifiziert geschult und arbeiten über gesicherte Remote-Arbeitsplätze.
    Kundendaten bleiben jederzeit im System des Hotels – kein externer Datentransfer.

    Konform, sicher und auditierbar – geprüft nach EU-DSGVO.

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