Function Sheets im Convention Sales: Wie Hotels BEO-Prozesse standardisieren und Fehler vermeiden

Ein qualitatives Function Sheet sorgt dafür, dass alle Abteilungen im Hotel reibungslos zusammenarbeiten. (Das Bild ist KI-generiert.)

Function Sheets sind der operative Dreh- und Angelpunkt für erfolgreiche Events und entscheiden darüber, ob ein Haus souverän liefert oder permanent hinterherläuft. Prozessoptimierung in der Hotellerie beginnt nicht bei der Software, sondern bei der Frage: Wer verantwortet welche Information – und wo liegt die einzige gültige Version?

Was ist ein Function Sheet? Definition und operative Bedeutung im Hotel

Ein Function Sheet – auch Banquet Event Order (BEO) oder Veranstaltungsanweisung genannt – ist das zentrale operative Dokument für jede Veranstaltung im Hotel. Es übersetzt den Kundenwunsch in konkrete Arbeitsanweisungen für Küche, Bankett, Technik und Front Office. Ohne eindeutige Function Sheets entstehen Interpretationsspielräume, die zu Fehlern, Mehrkosten und unzufriedenen Gästen führen.

In vielen Hotels wird das Function Sheet zwar als wichtiges Dokument gesehen, aber nicht als eindeutig definierte Übersetzung des Kundenwunsches in operative Sprache. Abteilungen picken sich ihre Informationen heraus, interpretieren sie aus ihrer Perspektive und füllen Lücken mit Annahmen.

Janka Altmann, Director of Convention Sales, Vienna House by Wyndham Andel’s Berlin:

„Am Ende ist es immer der Mensch, der entscheidet, ob ein Function Sheet funktioniert oder nicht – Convention Sales muss den Kunden wirklich verstanden haben, bevor irgendetwas ins System wandert.“

Janka beschreibt, wie nicht jeder Kunde an alle notwendigen Details denkt und dass es Aufgabe des Teams ist, diese offenen Punkte aktiv zu erfragen. Ihr Beispiel: Ein Meeting startet um 12:00 Uhr, alle Teilnehmenden schlafen im Hotel – aber die Zimmer sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht bezugsfertig. Dann braucht es jemanden im Convention Sales, der von sich aus darauf hinweist, dass Garderobe und Kofferlager ein Thema sind, statt sich nur an vorgegebene Checklisten zu klammern.

Gleichzeitig zeigt sie, wie stark eine saubere Systembasis hilft: Ihr Haus hat sein wichtigstes Kommunikationsmittel – das Function Sheet – schon 2016 komplett neu gedacht und das PMS so konfiguriert, dass BEOs möglichst vollständig aus dem System kommen. Bei der Umstellung auf OPERA wurde genau darauf der Fokus gelegt. Heute hat jede Information ihren festen Platz, und jede operative Rolle weiß, wo sie ihre relevanten Infos findet.

„Wir haben uns bewusst die Mühe gemacht, unsere Daten so sauber anzulegen, dass OPERA uns wirklich trägt – das ist viel Arbeit, aber es zahlt sich jeden Tag aus.“

BEO-Versionierung: Wie Hotels Dokumentenchaos im Convention Sales vermeiden

Events bleiben im Fluss: Gästezahlen ändern sich, zusätzliche Meetings kommen dazu, Programmpunkte verschieben sich. Das Problem entsteht, wenn jede dieser Änderungen in neue Dokumente, neue Dateinamen und neue Anhänge mündet. Dann kursieren schnell drei, vier oder fünf Versionen parallel im Haus.

Janka beschreibt klar, wie sie das in den Griff bekommen haben: In ihrem Team werden alle Änderungen immer in der aktuellen Version vermerkt, und jede Aktualisierung bekommt eine neue Nummer. Ältere Versionen werden konsequent gelöscht. Gleichzeitig achten sie darauf, die Anzahl der Updates im Rahmen zu halten und nach Möglichkeit nicht über ein drittes Update hinauszugehen. Das zwingt zu Disziplin – Änderungen werden gebündelt, statt jede kleine Anpassung sofort als neue Runde ins Haus zu geben.

Spannend ist: Janka arbeitet weiterhin mit PDFs, aber nicht „frei fliegend“ in E-Mails. Es gibt einen klar definierten Speicherort, an dem immer die aktuelle Version liegt. Wird ein BEO aktualisiert, bekommen alle relevanten Stellen eine Information über das Update.

„Bei uns gibt es genau einen Ort für das aktuelle BEO – wer woanders sucht, ist automatisch auf dem falschen Stand.“

Das ist ein pragmatischer Weg, der zeigt, dass nicht jedes Haus sofort eine komplett neue Tool-Landschaft braucht, sondern zuerst konsequente Regeln für den Umgang mit den eigenen Dokumenten.

Fehlerkosten im MICE-Geschäft: Wer zahlt, wenn Function Sheets versagen?

Operativ leiden vor allem Bankett, Küche, Technik und Front Office, wenn es keine eindeutige Version eines Function Sheets gibt. Falsche Personenzahlen, unklare Set-ups oder fehlende Infos führen direkt zu Stress, Überstunden, Überproduktion und Ad-hoc-Feuerwehraktionen.

Gleichzeitig trifft Jankas Perspektive einen Punkt, der oft übersehen wird: Am Ende zahlt immer der Kunde. Intern können Teams viel auffangen, aber der Gast sieht nur, dass Räume nicht fertig sind, Essen verspätet kommt oder Sonderwünsche untergehen. Das wirkt sich direkt auf Zufriedenheit, Bewertungen und Wiederbuchung aus.

Sie beschreibt auch sehr konkret den Vorher-Nachher-Effekt: Früher gab es sehr viele operative Fehler, weil unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Ständen der Function Sheets gearbeitet haben. Seit Prozesse, Datenbasis und Zusammenarbeit neu ausgerichtet wurden, ist dieses Problem beherrschbar geworden. Ein wichtiger Baustein: Cross-Trainings, bei denen Bankettmitarbeitende Zeit im Convention Sales verbringen und umgekehrt, damit beide Seiten verstehen, was die jeweils andere tatsächlich braucht.

Prozessoptimierung Hotellerie: Vom manuellen BEO zur automatisierten Steuerung mit ROCKET AI

Spannend wird es, wenn man diese Praxis mit moderner Technologie verbindet. Viele Softwarelösungen helfen heute beim Erstellen von Function Sheets, bleiben aber in einem administrativen Verständnis stecken: besseres Layout, schnellerer Export – aber keine echte Steuerung.

ROCKET geht einen anderen Weg: Die Convention Sales Automatisierung beginnt nicht beim Export, sondern bei der Quelle. Der Anfrage-bis-Vertragsprozess ist bereits so optimiert, dass Angebote und Verträge bis zu 15-mal schneller erstellt werden können. Gleichzeitig deckt die Lösung den kompletten Bereich der Kundenkommunikation ab – inklusive Änderungen und Sonderwünschen. Der „Rocket Policy Checker“ prüft automatisch, ob Änderungswünsche überhaupt von der bestehenden Vertragsbasis gedeckt sind oder ob zusätzliche Kosten und Anpassungen nötig sind.

Genau dieser Mechanismus wird jetzt auf Function Sheets übertragen:

Automatische Änderungserkennung: Änderungswünsche aus der Kundenkommunikation werden automatisch erkannt, geprüft und in das Function Sheet übernommen, statt doppelt manuell erfasst zu werden.

Nahtlose PMS-Integration: Die Daten landen direkt im PMS oder Sales-&-Catering-System – ohne Copy-Paste.

Intelligente Versionierung: Versionierungen müssen nicht mehr von Mitarbeitenden benannt und abgelegt werden; ROCKET kümmert sich im Hintergrund um Nummerierung, Historie und die jeweils gültige Version.

Abteilungsgenaue BEOs: BEOs lassen sich abteilungsgenau aussteuern, sodass Küche, Bankett, Technik und Front Office jeweils genau die Infos sehen, die sie wirklich brauchen – auf Basis derselben Quelle.

„Wir wollen, dass sich Function Sheets so anfühlen, als würden sie von einem sehr aufmerksamen Convention-Sales-Profi geschrieben, der nie etwas vergisst – nur eben unterstützt von KI und sauberer Datenlogik.“

– Evelyn Ebner, Director Onboarding, MICE DESK

Damit ROCKET diesen Mehrwert liefern kann, braucht es genau das, was Janka vorgemacht hat: sauber gepflegte Daten und logisch angelegte Items in PMS und Sales-&-Catering-System. Sie zeigt mit ihrem Setup, wie wichtig es ist, Buffetvarianten, Menüs, Räume und Pakete so zu hinterlegen, dass ein System sie wiederverwenden kann, statt für jedes Event bei null anzufangen. OPERA ist dafür eine sehr starke Basis – vorausgesetzt, die Möglichkeiten werden konsequent genutzt.

Ein zweiter Punkt prägt die Produktentwicklung: das Check-in-Beispiel um 12:00 Uhr. Solche Situationen zeigen, dass operative Intelligenz mehr ist als eine Sammlung von Feldern. Bevor neue Funktionen live gehen, gibt es gezielte Workshops mit den operativenTeams: Bankett, Front Office, Technik, um genau diese Alltagsszenarien in die Produktlogik zu integrieren.

„Wir bauen keine Features im luftleeren Raum – wir holen uns Küche, Bankett und Front Office an den Tisch, damit unsere KI genau die Realität mitdenkt, in der sie später arbeitet.“

– Tigran Manvelyan, CTO und Co-Founder, MICE DESK

Eine Stimme wie Bernd Fritzges unterstreicht seit Jahren, dass professionelles MICE-Geschäft nur funktioniert, wenn Prozesse im Hotel konsequent professionalisiert werden und Technologie nicht als Feigenblatt genutzt wird, sondern als echter Partner. ROCKET setzt genau dort an: Es strukturiert den Prozess so, dass Teams Raum für das bekommen, was wirklich den Unterschied macht – nämlich mit Kunden zu denken, statt hinter Daten herzulaufen.

ROI von sauberen Function Sheets: Warum BEO-Qualität direkt auf die Marge wirkt

Je höher der Anteil des Gruppen- und Eventgeschäfts am Gesamtumsatz, desto direkter schlagen schlecht geführte Function Sheets auf das Ergebnis durch. Jede nicht erfasste Zusatzleistung, jede vergessene Pauschale, jeder nicht sauber dokumentierte Late Change reduziert die Marge – und im schlimmsten Fall den Umsatz selbst. Gleichzeitig verursachen Ad-hoc-Lösungen zusätzliche Kosten: mehr Personal, mehr Stress, Notbestellungen oder Entsorgungsverluste.

„Für mich ist die Verlässlichkeit der Function Sheets bei jedem Event eine wirtschaftliche Frage – egal wie klein. Was nicht im BEO steht, passiert in der Realität nicht und taucht auch nicht auf der Rechnung auf.“

– Janka Altmann

Ein unvollständiges BEO verhindert aus ihrer Sicht gute Planung und effizientes Kostenmanagement, sorgt für unnötigen Mehraufwand und verärgerte Kunden, die Rechnungen mindern oder sogar Ansprüche geltend machen.

Genau hier zeigt sich der Hebel von Lösungen wie ROCKET: Automatisierte Erfassung und Prüfung von Änderungen reduziert das Risiko, dass Leistungen untergehen. Klare, automatisierte Versionierung schafft Transparenz und schützt vor Missverständnissen. Abteilungsgenaue BEOs verbessern die operative Umsetzung, ohne dass jede Abteilung das komplette Dokument durchforsten muss.

Für Häuser mit signifikantem MICE-Anteil wird das zu einem echten Wettbewerbsvorteil: stabilere Prozesse, weniger Fehler, zufriedenere Teams und eine klarere Marge pro Event – klassische Ziele jeder Hotel MICE Software.

5 Prinzipien für verlässliche Function Sheets:

1. Eine einzige Quelle der Wahrheit: Keine parallelen Versionen, keine E-Mail-Anhänge als Arbeitsgrundlage.

2. Klare Versionsnummerierung: Automatische Benachrichtigung bei Updates, maximal drei Versionen pro Event.

3. Abteilungsspezifische Ansichten: Küche, Bankett und Technik sehen nur, was sie brauchen – aus derselben Datenbasis.

4. Automatische Vertragsprüfung: Änderungswünsche werden gegen bestehende Vereinbarungen geprüft, bevor sie operativ werden.

5. Cross-Training: Convention Sales und operative Teams verstehen gegenseitig ihre Anforderungen.

Warum sich eine ROCKET-Demo lohnt

Das Beispiel von Janka Altmann zeigt eindrucksvoll, wie viel Professionalität, Detailarbeit und Prozessdisziplin nötig sind, um Function Sheets wirklich zu beherrschen und welche Wirkung das auf Fehlerquote, Teamarbeit und Kundenerlebnis hat.

ROCKET setzt genau dort an: Es beschleunigt den Anfrage-bis-Vertragsprozess dramatisch. Es macht Kundenkommunikation und Änderungsmanagement strukturiert steuerbar. Es überführt die Logik sauberer Function Sheets in einen automatisierten, versionierten und abteilungsgenau gesteuerten Prozess.

Wer sein MICE-Geschäft ernsthaft professionalisieren will, kommt an diesem Thema nicht vorbei.

Vereinbaren Sie eine ROCKET-Demo und erleben Sie live, wie aus Ihren Function Sheets ein echtes Steuerungsinstrument für Ihren Convention Sales wird – statt einer stillen Fehlerquelle im Backoffice.