Qualität ohne Bedarfsanalyse: Was Spaniens Tagungshotels im MICE-Vertrieb von Deutschland lernen können

Das unerwartete Paradoxon im spanischen MICE-Markt

Stellen Sie sich vor:
Ein Markt, in dem 66 % aller erstellten MICE-Angebote qualitativ gut oder sehr gut sind – gleichzeitig aber 0 % der Hotels eine systematische Bedarfsanalyse im MICE-Vertrieb durchführen.

Ein Markt, in dem exzellente Fachkompetenz auf strukturelle Prozessschwächen trifft.
Ein Markt, der sein eigenes Potenzial nicht ausschöpft.

Willkommen im spanischen MICE-Sektor.

Unsere aktuelle Benchmark-Studie mit 231 angefragten Tagungshotels in Spanien zeigt ein faszinierendes Bild:
Die spanische Hotellerie verfügt über beeindruckende operative Kompetenz, verschenkt jedoch systematisch Umsatz durch fehlende Strukturen im Convention-Sales-Prozess.

Im direkten Vergleich mit Deutschland wird klar:
Es geht nicht darum, welcher Markt „besser“ ist – sondern darum, was beide voneinander lernen können.

Benchmark-Zahlen: Wie Hotels Anfragen systematisch verlieren

Spanien: Die unbeantwortete Mehrheit

Die gravierendste Erkenntnis vorweg:
45,5 % aller Veranstaltungsanfragen bleiben unbeantwortet.
Zusätzlich kommen 8,7 % Absagen hinzu.

Ergebnis: Mehr als jede zweite Anfrage führt zu keinem Angebot.

Für Veranstaltungsplaner, die unter Zeitdruck mehrere Hotels parallel anfragen, ist das frustrierend.
Für Hotels bedeutet es:

• entgangener Umsatz

• beschädigte Reputation

• verlorene Wiederholungsgeschäfte

Deutschland zum Vergleich:
Nur 36 % unbeantwortete Anfragen (Benchmark Report 2025).
9,5 Prozentpunkte besser. Immer noch verbesserungswürdig, aber signifikant effizienter.

Reaktionszeiten im Vergleich: Warum Geschwindigkeit über Umsatz entscheidet

Von den spanischen Hotels, die überhaupt reagieren, antworten nur 27,4 % innerhalb von 24 Stunden.

Reaktionszeiten im Detail:

• Unter 12 Stunden: 22,6 % – gut, aber ausbaufähig

• 12–24 Stunden: 4,7 % – erschreckend gering

• 24–48 Stunden: 36,8 % – die breite Masse

• 48–72 Stunden: 9,4 % – kritisch langsam

• Über 72 Stunden: 26,4 % – inakzeptabel

Über ein Viertel benötigt mehr als drei Werktage für ein Angebot.
In einem Markt, in dem Event- und Meeting-Planer oft innerhalb von 48 Stunden entscheiden, ist das Geschäft längst verloren.

Deutschland zum Vergleich:
40 % reagieren innerhalb von 24 Stunden – ein Vorsprung von 12,6 Prozentpunkten.

Der größte strukturelle Schwachpunkt im spanischen MICE-Markt:

Die vielleicht aufschlussreichste Zahl der gesamten Studie:
0 % der spanischen Hotels führten eine qualifizierte Bedarfsanalyse vor der Angebotserstellung durch.

Kein einziges Hotel stellte systematisch klärende Fragen.

Was konkret fehlt:

• Fragen zur Art und Zielsetzung der Veranstaltung

• Klärung technischer Anforderungen

• Abstimmung zu Catering, Raumlayout oder Ablauf

• Exploration von Upselling-Potenzialen

• Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb

Stattdessen entstehen standardisierte MICE-Angebote, die zwar professionell wirken, aber selten individuell beraten.

Deutschland zum Vergleich:

• 13 % führen eine vollständige Bedarfsanalyse durch

• weitere 23 % zumindest teilweise

Auch das ist niedrig. Aber der Unterschied zwischen „gar nicht“ und „ansatzweise“ ist entscheidend.

Das Qualitätsparadoxon: Gute Angebote trotz fehlender Analyse

Trotz fehlender Bedarfsanalyse sind 66 % der spanischen Angebote qualitativ gut oder sehr gut.

Bewertung im Detail:

• Sehr gut: 29,2 %

• Gut: 36,8 %

• Ausreichend: 27,4 %

• Mangelhaft / ungenügend: 6,6 %

Wie passt das zusammen?

Die Erklärung liegt im Input:
Viele Anfragen in der Studie waren bereits hochqualifiziert mit Angaben zu Teilnehmerzahl, Format, Zeitraum und Anforderungen.

Spanische Convention-Sales-Teams können exzellent umsetzen, wenn der Bedarf bereits klar formuliert ist.

Deutschland zum Vergleich:
Nur 20 % gute oder sehr gute Angebote.
Deutsche Hotels reagieren schneller und fragen häufiger nach, scheitern jedoch oft an der Angebotsqualität.

Reaktive Kompetenz vs. proaktive Beratung im Convention Sales

Die Studie offenbart ein zentrales Muster im spanischen MICE-Vertrieb:

Vorhanden:

• hohe fachliche Kompetenz

• tiefes Verständnis für Veranstaltungsformate

• Fähigkeit, detaillierte und ansprechende Angebote zu erstellen

• professionelle Kommunikation

Nicht vorhanden:

• proaktive Nachfragekultur

• strukturierte Bedarfserhebung

• beratungsorientierter Vertrieb

• standardisierte Qualifizierungsprozesse

Spanische Sales-Teams sind exzellente Umsetzer, aber selten strategische Berater.
Fehlt der Input, wird nicht nachgefragt – sondern standardisiert.

Strukturelle Ursachen: Organisation, Prozesse, Technologie

Die Ergebnisse zeigen systemische Herausforderungen:

Organisatorisch

• zu kleine oder überlastete MICE-Teams

• Tagungsanfragen werden wie Zimmerbuchungen behandelt

• fehlende Priorisierung von Convention Sales

Prozessual

• keine definierten SOPs für Reaktionszeiten

• keine standardisierten Bedarfsanalyse-Kataloge

• keine Qualitätskontrollen vor Angebotsversand

Technologisch

• stark manuelle Prozesse

• fehlende Automatisierung

• keine integrierten Workflows

Die gute Nachricht: All diese Faktoren sind veränderbar.

Von der Analyse zur Umsetzung: Wo Optimierung wirklich ansetzt

Die Studie zeigt klar:
Das Problem liegt nicht im Können, sondern in der Organisation dieses Könnens.

Optimierung erfordert keine radikalen Investitionen, sondern vor allem:

• Entscheidung: MICE-Vertrieb als strategische Priorität

• Disziplin: Prozesse konsequent umsetzen

• Automatisierung: Bedarfsanalyse, Angebot und Follow-ups systematisieren

• Lernfähigkeit: Prozesse kontinuierlich verbessern

Hotels, die diese Schritte gehen, steigern kurzfristig messbar ihren Erfolg – nicht durch bessere Mitarbeiter, sondern durch bessere Strukturen.

MICE DESK Perspektive: Warum Struktur wichtiger ist als mehr Personal

Bei MICE DESK erstellen wir regelmäßig Benchmark-Studien, um Transparenz zu schaffen und Optimierungspotenziale sichtbar zu machen.

Wir erleben täglich:

• steigende Anfragevolumen

• überlastete Sales-Teams

• vorhandene Kompetenz ohne Struktur

• verlorene Umsätze durch fehlende Systematik

Deshalb setzen wir auf das Human-in-the-Loop-Prinzip:

• KI beschleunigt und strukturiert

• Mensch prüft, veredelt und entscheidet

Ergebnis:
Angebote in Minuten statt Stunden – mit der Qualität eines erfahrenen Convention-Sales-Managers.

Sehen Sie MICE DESK Rocket in Aktion:

Diese Zahlen müssen nicht Ihre Realität sein.

0 % Bedarfsanalyse.
45,5 % unbeantwortete Anfragen.
43,9 Stunden bis zum Angebot.

Rocket automatisiert genau diese Prozesse:

• strukturierte Bedarfsanalyse

• intelligente Angebotserstellung

• verlässliche Reaktionszeiten

• Human-in-the-Loop-Qualität

In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen:

• wie aus einer Anfrage in unter 10 Minuten ein qualifiziertes Angebot entsteht

• wie Kundenwünsche automatisch strukturiert werden

• wie keine Anfrage mehr verloren geht

• wie Ihr Team 60–70 % Zeit zurückgewinnt

Nach dem ersten Gespräch überzeugt. Das sagen andere Hotelprofis:

“Ich glaube, das ist genau die Richtung, in die es geht. Da kommt man gar nicht mehr drum herum.”

“Die Preisstruktur ist mehr als fair. Für jedes Hotel machbar.”

“Bei euch ist das schon ziemlich smart geregelt.”

“Eine wahnsinnige Zeitersparnis. Das macht es einfach viel leichter.”