Björn Schäfer im Interview über Sales Forecast im Hotel, Podcast The MICE Mindset mit Bernd Fritzges — Björn Schäfer zu Gast beim Podcast “The MICE Mindset”: Forecast braucht Daten statt Bauchgefühl.

Warum liegen Forecasts im Hotel so oft daneben? Weil sie in den meisten Häusern aus einer Mischung von Excel, Vorjahreswerten und Bauchgefühl entstehen, auf Basis einer fragmentierten Systemlandschaft, die konsolidierte Daten kaum hergibt. Wie es besser geht, erklärt Björn Schäfer in der Folge „Forecast im Hotel“ des Podcasts „The MICE Mindset“. Er hat das B2B-Geschäft von Urban Sports Club mit aufgebaut und seither nach eigener Aussage über 150 Start-ups im B2B-Vertrieb beraten. Im Gespräch mit Bernd Fritzges, CEO von MICE DESK, zeigt er, wie Hotels im Group & Convention Sales zu einer belastbaren Umsatzprognose kommen.

Was ist ein Sales Forecast im Hotel?

Ein Sales Forecast im Hotel ist die Vorschau des zukünftig abgeschlossenen Umsatzes, typischerweise für den laufenden Monat und das laufende Quartal. Als rollierender Forecast wird er um eine Projektion ergänzt, die aus den frühen Indikatoren der Pipeline ableitet, in welchem Umsatzkorridor das Hotel am Jahresende voraussichtlich landet. Er verbindet damit die Vertriebssteuerung mit Finanzplan und Businessplan.

„Im Kern ist für mich der Forecast die Vorschau des zukünftig abgeschlossenen Umsatzes. Wichtig ist erst einmal: Was schließe ich diesen Monat ab, was schließe ich in diesem Quartal ab?“

- Björn Schäfer

Der eigentliche Wert entsteht für Schäfer im Ausblick: „Je früher ich mehr Klarheit darüber erreiche, ob wir unsere Ziele erreichen oder nicht, kann ich noch Maßnahmen verabschieden.“ Wer die Lücke zum Jahresziel im ersten Quartal erkennt, hat nach seinen Worten deutlich mehr Gestaltungsspielraum als jemand, der sie erst nach den Sommerferien bemerkt.

Wer ist Björn Schäfer?

Björn Schäfer Sales Berater, Buchautor und Podcaster der Funky Flywheels Show — **Über unseren Interviewpartner im Podcast: Björn Schäfer**

Björn Schäfer hat das internationale B2B-Geschäft von Urban Sports Club mit aufgebaut, nach eigener Aussage auf über 20 Millionen Euro Umsatz allein in der B2B-Unit, verteilt auf sechs Länder. Seitdem hat er nach eigenen Angaben mehr als 150 Start-ups im B2B-Vertrieb beim Übergang von unstrukturiertem zu vorhersehbarem Wachstum begleitet. Er ist Autor des Buchs „Funky Flywheels“ und Host des Podcasts „Funky Flywheels Show“. Auch MICE DESK hat mit Björn am eigenen Vertriebsprozess gearbeitet. Dazu später mehr.

‍Warum klassische Forecasts im Hotel scheitern

Klassische Forecasts im Hotel scheitern selten am Engagement, sondern an der Datenbasis. Sie entstehen aus Vorjahreswerten, Excel und Bauchgefühl, während eine einzige Gruppenanfrage durch sechs bis sieben verschiedene Systeme läuft. Die Daten, die ein valider Forecast braucht, liegen verstreut in Datensilos.

„Ich vertraue Vorjahreswerten und irgendwelchen Excel-Modellierungen relativ wenig. Was mich interessiert, ist: Was ist eine valide Datenquelle? Was habe ich inhouse an verlässlichen Datenquellen?“

- Björn Schäfer

Schäfers erste Frage an einen Director of Sales, der seinen Forecast aufräumen will, lautet deshalb nicht „Wie sieht euer Prozess aus?“, sondern: „Woher kommen die Zahlen?“ Erst die Datenbasis, dann der Prozess. Eine Saisonalität lässt sich einbauen. Ein Forecast, der im Kern aus dem Vorjahr fortgeschrieben wird, bleibt aber eine Fortschreibung der Vergangenheit.

Was passiert, wenn die Prognose erst kippt, wenn es zu spät ist, hat Bernd Fritzges selbst erlebt, damals auf Einkäuferseite, zu einer Fußball-WM: Die FIFA hatte Zimmerkontingente in den Spielorten geblockt, Veranstaltungsgeschäft kam kaum in die Hotels. Auf den letzten Drücker gab die FIFA Kontingente zu günstigen Stornobedingungen wieder frei, und plötzlich waren die Häuser nicht ausgelastet. Die Folge: Verkäufer riefen „vier Wochen vor der Angst“ mit Sonderangeboten an. Für Veranstaltungsgeschäft drei bis vier Monate zu spät.

„Das ist der typische Reflex: Man sieht, der Forecast wird nicht erreicht, und jetzt die Sales-Mannschaft raus und akquirieren. Und dann ist es für MICE schon zu spät.“

- Bernd Fritzges

Die drei Komponenten eines belastbaren Forecasts

Ein belastbarer Sales Forecast im Hotel basiert auf drei Komponenten: der Länge des Sales Cycle, der Abschlusswahrscheinlichkeit und dem Warenkorbwert, jeweils getrennt nach Segment betrachtet. Erst die Kombination der drei Werte macht aus einer Pipelinesumme eine Prognose.

Der Sales Cycle beantwortet die Frage: Wann schließt der Kunde ab? In der Hotellerie gibt der Veranstaltungstermin dabei einen natürlichen Anker. Schäfer: „Ich weiß ziemlich genau, wann die Veranstaltung stattfinden soll. Dann weiß ich ungefähr, wann abgeschlossen wird, und kann in der Finanzplanung sehen, wann der Finanzstrom kommt.“

Die Abschlusswahrscheinlichkeit ist die zweite Komponente, und sie ist die anfälligste für Selbsttäuschung:

„Auf welcher Basis kommt die Abschlusswahrscheinlichkeit? Aus dem subjektiven Empfinden des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin? Oder gibt es weitere Datenquellen oder eine Qualifizierungslogik?“

- Björn Schäfer

Genau diese Qualifizierungslogik hat Schäfer auch bei MICE DESK eingeführt. Der Vertriebsprozess war zuvor in Aufgabenpakete gegliedert, erstes Telefonat geführt, zweites Telefonat geführt, ohne zu unterscheiden, ob ein Kunde ernsthaftes Interesse hat. Heute steuert eine Qualifizierungslogik, mit welcher Wahrscheinlichkeit eine Opportunity tatsächlich abschließt.

Die dritte Komponente ist der Warenkorbwert. Einen Boardroom für sechs Personen bucht man heute für morgen, eine Konferenz für 600 sicher nicht. Unterschiedliche Warenkörbe bedeuten unterschiedliche Sales Cycles und unterschiedliche Abschlusswahrscheinlichkeiten. Deshalb funktionieren die drei Komponenten nur segmentiert.

Segmentierung: Warum die klassische Werteliste nicht reicht

Die klassischen Hotelsegmente wie MICE und Conference & Events, Wholesaler und Tour Operator, Government, Crew und Airline sowie Contract sind eine Firmensegmentierung. Für einen belastbaren Forecast braucht es zusätzlich Schnitte nach Warenkorbwert und Produkt, denn innerhalb desselben Firmensegments können Auftragswerte komplett unterschiedlich ausfallen.

„Reicht eine klassische Firmensegmentierung für die Segmentierung meiner Umsatzgrößen? Wahrscheinlich nicht. Es muss nicht perfekt sein, aber so, dass es signifikant unterschiedlich ist.“

- Björn Schäfer

Wie findet ein Hotel diese Schnitte? Schäfers Antwort: mit den eigenen Bestandsdaten, im Rückblick. „Häufig reichen 80/20: mit den bestehenden Daten schauen, was haben wir für bisherige Sales Cycles, was gibt es für Abschlusswahrscheinlichkeiten, was sind Warenkorbwerte.“ In den historischen Abschlüssen zeigen sich fast immer Muster, etwa Gruppen von Warenkorbwert A, B und C, die sich klar unterscheiden.

Die Hotellerie hat dafür einen strukturellen Vorteil. Ihre SOPs teilen den reaktiven Vertrieb bereits in klare Phasen, von der Anfrage über Bedarfsanalyse und Angebot bis zum Contracting. Was fehlt, sind nicht Daten oder Prozessdisziplin, sondern deren Konsolidierung.

Die Kontrollfrage für Geschäftsführer

Die wirksamste Kontrollfrage an den Director of Sales lautet: Wie hoch war die Varianz zwischen dem zu Monatsbeginn abgegebenen Forecast und dem am Monatsende tatsächlich realisierten Umsatz? Betrachtet wird das über die letzten drei bis fünf Monate, im zweiten Schritt je Segment. Diese eine Auswertung zeigt, ob ein Forecast belastbar ist oder nur behauptet wird.

„Mich würde auf jeden Fall interessieren, wie hoch die Varianz war zwischen dem Forecast, den ich Anfang des Monats abgegeben habe, und dem tatsächlichen Umsatz am Ende des Monats. Das würde ich mir über die letzten drei, vier, fünf Monate anschauen.

- Björn Schäfer

Fällt die Abweichung dauerhaft hoch aus, folgt der zweite Schritt: die Varianz je Segment, um die Ursache einzugrenzen. Eine faire Einschränkung nennt Schäfer selbst. Rutscht ein einzelner Großauftrag vom einen in den nächsten Monat, kann das die Monatsvarianz erheblich verzerren. Solche Fälle gehören gesondert betrachtet.

Voraussetzung: konsolidierte Daten

Ohne konsolidierte Daten bleibt jeder Forecast Stückwerk. Für Schäfer ist eine zentrale Datenquelle „im Kern alternativlos“, die Frage sei nur, mit welcher Verhältnismäßigkeit sie aufgebaut wird. In der Hotellerie scheitert Forecasting dabei nicht an der Datenmenge. Häuser und Gruppen erhalten teils Dutzende bis Hunderte Gruppenanfragen pro Tag. Es scheitert an Datensilos.

Genau dort setzt MICE DESK an. Rocket AI, die Plattform für Group & Convention Sales, konsolidiert die Daten am Prozessanfang, von der eingehenden Anfrage bis zum Angebot, und macht sie für die Umsatzprognose nutzbar. In einer internen Prozessstudie sank die Angebotserstellung damit von 72 auf unter 9 Minuten. Eine stetig wachsende Zahl von Hotels arbeitet heute mit der Plattform. Wer prüfen möchte, wie das im eigenen Haus aussieht: In einer Demo zeigen wir an einer realen Gruppenanfrage, wie aus konsolidierten Anfragedaten eine belastbare Basis für den Forecast wird.

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Häufige Fragen zum Forecast im Hotel

Was ist ein rollierender Forecast?

Ein rollierender Forecast ist eine fortlaufend aktualisierte Umsatzvorschau, die über den laufenden Monat und das laufende Quartal hinaus eine Projektion auf das Jahresziel enthält. Aus den frühen Indikatoren der Pipeline leitet er ab, in welchem Umsatzkorridor das Unternehmen am Jahresende voraussichtlich landet. So lassen sich Gegenmaßnahmen früh einleiten, statt erst zu reagieren, wenn das Ziel bereits verfehlt ist.

Warum reichen Vorjahreswerte für den Forecast im Hotel nicht aus?

Vorjahreswerte beschreiben die Vergangenheit, nicht die aktuelle Pipeline. Sondereffekte wie Großveranstaltungen, veränderte Nachfragekanäle oder kurzfristig freigegebene Kontingente bilden sie nicht ab. Ein belastbarer Forecast braucht stattdessen aktuelle, verlässliche Datenquellen aus dem eigenen Haus: laufende Anfragen, die Länge der Sales Cycles, Abschlusswahrscheinlichkeiten und Warenkorbwerte je Segment. Saisonalität kann ergänzend einfließen. Als alleinige Basis taugt das Vorjahr nicht.

Wie prüfe ich, ob mein Forecast belastbar ist?

Vergleichen Sie den zu Monatsbeginn abgegebenen Forecast mit dem am Monatsende tatsächlich realisierten Umsatz, und zwar über die letzten drei bis fünf Monate. Eine einfache Tabelle mit den Spalten „abgegeben“, „realisiert“ und „prozentuale Abweichung“ genügt. Ist die Varianz dauerhaft hoch, prüfen Sie im zweiten Schritt die Abweichung je Segment, um die Ursache einzugrenzen. Einzelne Großaufträge, die in den Folgemonat rutschen, sollten gesondert betrachtet werden.

Welche Daten braucht ein Hotel für einen validen Forecast?

Drei Kennzahlen je Segment: die Länge des Sales Cycle, also die Zeit von der Anfrage bis zum Abschluss, die Abschlusswahrscheinlichkeit auf Basis einer Qualifizierungslogik statt Bauchgefühl und den durchschnittlichen Warenkorbwert. Voraussetzung ist eine konsolidierte Datenbasis. In der Hotellerie liegen diese Informationen oft über mehrere Systeme verteilt, obwohl genügend Anfragedaten vorhanden wären. Schon eine 80/20-Auswertung der Bestandsdaten liefert brauchbare Startwerte.

Was ist der Unterschied zwischen Forecast und Businessplan?

Der Businessplan setzt Ziele von oben, oft bevor belastbare Vertriebsdaten vorliegen. Der Forecast ist die datenbasierte Vorschau aus der tatsächlichen Pipeline: Was wird in Monat, Quartal und Jahr voraussichtlich abgeschlossen? Ein Forecast, der nur den Businessplan wiedergibt, ist keine Prognose, sondern eine Hoffnung. Im rollierenden Modell verbinden sich beide: Der Forecast zeigt laufend, ob die Planziele erreichbar sind.

Über Björn Schäfer

Björn Schäfer hat das internationale B2B-Geschäft von Urban Sports Club mit aufgebaut (nach eigener Aussage über 20 Mio. € Umsatz in der B2B-Unit, sechs Länder) und berät seither mehr als 150 Start-ups im B2B-Vertrieb. Er ist Autor des Buches „Funky Flywheels“ (Wiley Verlag) und Host der „Funky Flywheels Show“.

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Zur Podcast-Folge

Das vollständige Gespräch zwischen Björn Schäfer und Bernd Fritzges hören Sie in der Folge „Dein Forecast lügt. Warum Sales in der Hotellerie neu gedacht werden muss“ des Podcasts „The MICE Mindset“. Auf Spotify | Auf YouTube

‍Veröffentlicht am: 11.06.2026 | Stand der Inhalte: Juni 2026