Prozessoptimierung & standardisierte Workflows im Convention Sales

Es gibt eine Zahl, nach der in der Hotellerie jeder fragt: Wie lange dauert die Bearbeitung einer Tagungsanfrage wirklich? 24 Hotels haben fünf Monate lang gemessen. Minutengenau, in 34 definierten Prozessschritten, über 4.824 Anfragen hinweg.

ROCKET Sales & Catering ist eine Software für den Convention-Sales-Prozess im Hotel, die Veranstaltungsräume, Tagungspauschalen und Leistungen in einem System führt.

Ein Planer erhält ein Hotelangebot als Word-Export oder PDF. Will er etwas ändern, schreibt er eine E-Mail. Das Hotel prüft, passt an, schickt eine neue Version. Dabei lässt sich die Angebotserstellung im Hotel automatisieren – ohne Individualität zu verlieren.

Das MICE-Geschäft (Meetings, Incentives, Conferences, Events) generiert in vielen Hotels bis zu 40 Prozent der Gesamteinnahmen. Gleichzeitig ist es der am wenigsten standardisierte und fehleranfälligste Betriebsbereich.

MICE ist der international etablierte Sammelbegriff für geschäftlich motivierte Veranstaltungen wie Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions/Events. In der Hotellerie beschreibt MICE einen eigenständigen Wirtschaftssektor mit globalem Marktvolumen im Billionen-Dollar-Bereich und direkter Wirkung auf Zimmerauslastung, F&B-Erlöse und Gesamtrentabilität.

Function Sheets sind der operative Dreh- und Angelpunkt für erfolgreiche Events und entscheiden darüber, ob ein Haus souverän liefert oder permanent hinterherläuft.

Die meisten Hotels wissen nicht, welche Marketingmaßnahme ihre letzte MICE- oder Tagungsbuchung im Convention Sales ausgelöst hat. Anfragen landen im Postfach, werden bearbeitet, gewonnen oder verloren, ohne dass man erfährt, welcher Kanal tatsächlich funktioniert hat.

Die Auswertung von über 600 Tagungs- und Konferenzhotels im DACH-Raum zeigt eine heterogene PMS-Landschaft. Untersucht wurden Einzelhotels und kleinere Hotelgruppen mit mindestens 100 Zimmern und mehreren Tagungsräumen.

Wie Hotels mit MICE DESK die Lücke zwischen Pricing und operativem Vertrieb schließen und Forecasts endlich auch zu Abschlüssen führen.

"90 % von dem, was ihr tut, sieht niemand." Dieses Zitat von Jeff Bezos beschreibt eine Wahrheit, die auch in der Hotellerie gilt. Die beste Arbeit geschieht unsichtbar.